Étape 3:

Liste de contrôle - Intégration inclusive

Un processus d'intégration bien planifié crée un climat favorable à l'accueil de votre nouvel employé au sein de votre entreprise et de son équipe. C’est par ailleurs un élément important dans la rétention du personnel. Des recherches ¹ont montré qu’une intégration efficace permet d’augmenter le taux de rétention des employés de jusqu’à 82 %. Dans une recherche menée par BambooHR,² il a été montré que les employés qui avaient bénéficié d’un processus d’intégration efficace sont 18 % plus attachés à leur employeur que ceux qui n’en avaient pas profité.

Le processus d’intégration s’enclenche dès l’acceptation de l’offre d’emploi. Si de nombreuses entreprises ne consacrent à leur processus d’intégration pas plus d’une semaine, ce dernier peut en réalité s’étaler sur trois, six ou douze mois. Les étapes importantes du processus d’intégration sont les suivantes :

Étape 1 :Préparation à l’entrée en poste
Étape 2 : Premier jour
Étape 3 : Première semaine
Étape 4 : Les 90 premiers jours
Étape 5 : Première année (et au-delà)

Étape 1 : Préparation à l’entrée en poste

J’ai veillé à ce que toutes les mesures d’adaptation nécessaires soient mises en place et à ce que les parties concernées, notamment le supérieur hiérarchique direct, le gestionnaire et éventuellement les collègues, en soient informées. Par souci de confidentialité et de dignité, seules les personnes concernées doivent l’être.

* Parmi les mesures d’adaptation, on peut citer (sans s’y limiter) les technologies d’aide nécessaires aux tâches quotidiennes, un bureau assis-debout, un espace plus grand pour manœuvrer un fauteuil roulant, un espace de travail calme, un bureau bien éclairé ou à éclairage tamisé, un horaire flexible ou des pauses plus fréquentes et plus courtes.

J’ai veillé à ce que tout soit prêt pour son premier jour : porte-nom, adresse courriel, ordinateur/portable, téléphone, poste de travail, équipement de sécurité, etc.

J’ai envoyé au nouvel employé un courriel de bienvenue qui lui indique l’heure à laquelle commencer sa journée, le lieu où se rendre (si le travail ne se fait pas à distance), la personne-ressource, les moyens d’accès aux transports en commun ou au stationnement ainsi que le code vestimentaire .

* Cela favorise une ambiance chaleureuse et accueillante et atténue la nervosité et le stress du premier jour.

J’ai préparé une trousse de bienvenue contenant le plan d’orientation pour la première semaine, ainsi que des articles au logo de l’entreprise, une liste des groupes de ressources pour les employés ou des clubs sociaux de l’entreprise, des adresses de restaurants et de cafés dans les environs, le code vestimentaire et les cas d’exception (comme les vendredis décontractés), ainsi qu’un organigramme pour l’aider à mémoriser les noms de tout le monde.

Je l’ai envoyée au nouvel employé afin qu’il le reçoive avant son premier jour, si possible.

J’ai veillé à ce que l’équipe et le nouveau gestionnaire de l’employé soient prêts à l’accueillir et que sa première semaine soit planifiée.

J’ai attitré à l’employé un accompagnateur qui lui fera visiter le lieu de travail et répondra à ses questions.

J’ai prévu un dîner ou une pause-café en équipe le premier jour. J’ai demandé à l’avance au nouvel employé s’il avait des restrictions alimentaires ou des allergies. Si la personne est en situation de handicap physique, je m’assure que le lieu choisi pour le repas ou le café lui est accessible.

J’ai tenu compte des choix de pronoms de la nouvelle recrue pendant le processus d’intégration. J’ai veillé à ce que tous les formulaires d’embauche comportent une option de pronoms, ainsi qu’un champ pour le choix d’un nom (autre que le nom légal). Lorsque j’ai présenté le nouveau membre de l’équipe, j’ai utilisé les pronoms et le nom de son choix.

J’ai prévu un emploi du temps équilibré entre les interactions (montrer au nouvel employé comment faire quelque chose, le présenter à ses collègues) et les moments de concentration (lire les manuels de formation ou les politiques) pendant le premier jour et la première semaine.

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Étape 2 : Premier jour

J'ai veillé à ce qu’une personne soit désignée pour accueillir le nouvel employé à son arrivée.

J’ai conduit le nouvel employé à son poste de travail et lui ai fait visiter les lieux. Je lui ai également montré où se trouvaient les toilettes, la salle de pause/cuisine, les sorties de secours, etc.

J’ai présenté le nouvel employé à l’équipe et j’ai demandé à chacun et chacune de se présenter et de décrire ses fonctions en quelques mots (en les prévenant pour qu’ils soient préparés).

Nous avons examiné ensemble la description de poste, en nous assurant que le nouvel employé comprenait ses fonctions et les attentes quant à son rendement.

J’ai présenté les politiques et les procédures de sécurité : tout ce qui touche à l’exécution de son travail (p. ex., comment soulever correctement une charge et utiliser les machines en toute sécurité, que faire en cas de vol, comment réagir en cas d’incendie ou évacuer le lieu de travail en toute sécurité en cas d’urgence).

Si l’employé présente un handicap, nous avons convenu de tout ajustement ou adaptation nécessaire dans le cadre des politiques et procédures de sécurité (p. ex., au lieu d’évacuer pendant un exercice d’incendie, l’employé attendra-t-il dans un endroit sécurisé?). J’ai également veillé à ce que les superviseurs, les agents de sécurité incendie et les secouristes (entre autres) étaient informés de tous les dispositifs en place.

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Étape 3 : Première semaine

J’ai présenté les objectifs, les engagements et les politiques en matière d’inclusion, de diversité et d’équité.

J’ai pris le temps d’expliquer le code de conduite et de m’assurer que le nouvel employé comprenait les comportements à adopter (ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas). Nous avons ensuite signé le document que j’ai versé au dossier de l’employé.

Nous avons passé en revue ensemble la politique et les procédures de notre entreprise relatives aux congés de maladie. J’ai veillé à ce que le nouvel employé sache à qui s’adresser et par quel moyen s’il doit prendre un jour de congé de maladie.

J’ai expliqué la mission, la vision, les valeurs et les objectifs de notre entreprise. Si notre entreprise s’est dotée d’un plan stratégique, j’en ai parlé et j’ai expliqué de quelle manière le travail de notre équipe contribue à sa réussite globale.

J’ai expliqué la terminologie propre à l’industrie ou à notre entreprise (abréviations, acronymes, jargon).

Si je gère une grande équipe ou une entreprise d’envergure, j’envisage de mettre en œuvre un programme d’intégration plus long, au cours duquel les nouveaux employés découvrent chaque service et rencontrent les principaux dirigeants. Ce programme peut durer une semaine ou s’étendre sur la période de 90 jours.

J’ai demandé au nouvel employé de me faire part de ses commentaires à la fin de la première semaine. J’ai demandé ce qui s’était bien passé et quels points l’employé souhaitait approfondir.

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Étape 4 : Les 30, 60 et 90 premiers jours

J’effectue un suivi avec les nouvelles recrues à la fin des 30, 60 et 90 premiers jours pour leur demander comment elles trouvent leur travail et leur proposer un accompagnement et des conseils sur leur progression.

Remarque : Cet accompagnement doit également se faire en temps réel, par exemple, le fait de féliciter un employé lorsqu’il apprend quelque chose de nouveau, de l’encourager à corriger ses erreurs et à développer ses compétences.

* Ces réunions sont également l’occasion de faire connaissance avec votre nouvel employé et d’établir une relation de confiance et de respect mutuels.

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Étape 5 : Première année

La première année d'emploi de l’employé se termine par une évaluation du rendement.

* * L’objectif d’une évaluation annuelle est d’analyser et d’évaluer le rendement d’un employé, puis de lui offrir un accompagnement et un soutien qui lui permettront de réussir dans son travail. C’est aussi l’occasion de souligner les réussites et les difficultés éprouvées et surmontées.

Voici quelques points à aborder avec votre employé :

Aspects pratiques : Sondez l’employé sur le déroulement de sa première année. 
Rendement : Abordez son rendement au cours de sa première année. Soulignez ses réussites et évaluez sa progression globale ainsi que les points à améliorer/sa progression et son développement continus.
Avenir : Discutez des perspectives de perfectionnement professionnel et personnel. Demandez-lui de vous faire part de ses objectifs professionnels.

* Il est important de préciser qu’il ne devrait y avoir aucune surprise pour l’employé pendant la rencontre d’évaluation. Organisez de courtes rencontres régulièrement (accompagnement informel selon les besoins et au moment opportun, et réunions individuelles planifiées à intervalle régulier) pour discuter de son rendement et de ses objectifs.

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