Étape 1 :
Pratiques inclusives en matière d’attraction et de recrutement 
Pour réussir le recrutement, il faut suivre un processus minutieusement planifié en plusieurs étapes afin d'attirer les candidats les plus qualifiés.
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Étape 2:
Entrevue et sélection
Une entrevue avec des questions préparées permet d'évaluer efficacement les aptitudes d'un candidat pour un poste, ce qui conduit à de meilleures décisions d'embauche.
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Étape 3:
Liste de contrôle – Intégration inclusive
Un processus d'intégration bien planifié crée un climat favorable à l'accueil de votre nouvel employé au sein de votre entreprise et de son équipe.
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Étape 4 :
Rétention
La rétention, une étape essentielle, réduit le risque de roulement élevé et une culture d’entreprise inclusive et équitable est favorisée.
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Étape 2:

Entrevue et sélection


L’entrevue est l’occasion d’évaluer si la personne candidate convient pour le poste. Une bonne planification et des questions préparées vous permettront d’utiliser efficacement le temps d’entrevue1 et vous aideront à prendre de meilleures décisions de recrutement, qui auront un effet positif à court et à long terme sur votre organisation.

La liste de vérification ci-dessous respecte les étapes suivantes :

Étape 1 : Préparation à l’entrevue


J’ai créé un guide d’entrevue structuré1 pour garantir un processus cohérent et équitable pour toutes les candidatures. Le guide d’entrevue comprendra divers éléments :

  • Une introduction qui présente la répartition du temps de l’entrevue et les membres du comité d’entrevue.
  • Des questions fondées sur les exigences du poste. Évitez les questions hors de propos (« Si vous étiez un arbre, quel type d’arbre seriez-vous? »), personnelles et susceptibles d’enfreindre les lois sur les droits de la personne (« Quel type de handicap avez-vous? », « Êtes-vous marié(e)? »).
  • Une grille de notation sur une échelle de 1 à 5 pour chaque réponse.
  • Une conclusion comprenant toute autre information sur le poste, l’organisation et les prochaines étapes.
J’ai mis en place un comité d’entrevue de deux ou trois personnes pour réduire l’effet des préjugés inconscients dans le processus d’embauche.

  • Incluez le gestionnaire du recrutement et une ou deux autres personnes, par exemple le gestionnaire d’un autre secteur de votre organisation ou un membre de l’équipe avec qui le nouvel employé travaillera.
  • Intégrez la diversité au comité (diversité au chapitre de l’expérience, du rôle au sein de l’organisation, l’âge, de l’origine ethnique, du genre, de l’orientation sexuelle, du handicap, etc.).
J’ai mis le comité d’entrevue sur la voie de la réussite :

  • Les personnes qui mènent l’entrevue doivent être formées aux techniques d’entrevue et aux choses à faire et à éviter sur le plan juridique.
  • Assurez-vous qu’elles comprennent le poste, les compétences essentielles requises et ce que l’on attend de la personne retenue (ce qu’elle apportera à l’équipe).
  • Ce sont les ambassadeurs privilégiés des valeurs et de la culture de l’organisation, ainsi que de l’engagement en faveur de l’IDEA (inclusion, diversité, équité et accessibilité).

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Ressources additionnelles

Étape 2 : Mise à l'horaire de l’entrevue

Première partie – Quand j’ai contacté la personne candidate par téléphone ou par courriel pour organiser l’entrevue, j’ai :

  • proposé des options de date et d’heure de rencontre;
  • mentionné la durée de l’entrevue, son format (virtuelle, téléphonique ou en personne) et le nom et la fonction des personnes qui mèneront l’entrevue;
  • décrit les modalités de transport collectif et de stationnement (entrevue en personne);
  • envoyé le lien Zoom, Teams ou autre et demandé si la personne candidate connaît la plateforme (entrevue virtuelle).
Deuxième partie – Quand j’ai contacté la personne candidate par téléphone ou par courriel pour organiser l’entrevue, j’ai :

  • demandé à la personne si elle avait besoin d’une mesure d’adaptation en raison d’un handicap. Au Canada, il y a obligation légale de mettre en place des mesures d’adaptation pour les candidats et les employés;
  • prévu, au besoin, une salle de réunion accessible en fauteuil roulant, un lieu calme et exempt de distractions ou une technologie d’aide pour l’entrevue téléphonique ou virtuelle. Les frais liés aux mesures d’adaptation doivent être pris en charge par l’employeur potentiel.
J’ai envisagé d’envoyer les questions d’entrevue à l’avance aux personnes candidates. Cette pratique inclusive leur permet de préparer leurs réponses et aide à réduire l’anxiété.

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Ressources additionnelles

3.1 : Les responsabilités légales de l’employeur
3.3 : L’obligation d’adaptation
4.4 : Les mesures d’adaptation pour le recrutement
5.6 : Les mesures d’adaptation pour les entrevues

Étape 3 : Sélection

Entrevues téléphoniques de présélection

  • Une fois un premier tri fait, on peut organiser une première ronde d’entrevues téléphoniques, d’une durée de 20 à 30 minutes chacune, visant à déterminer si la personne candidate a les qualifications fondamentales requises et peut travailler selon l’horaire prescrit.
  • On cherche à réduire encore la liste des candidatures retenues pour la deuxième ronde d’entrevues.

Remarque : Si, à l'issue du premier tri, il n'y a qu’un petit nombre de candidatures, on peut sauter cette étape.
Entrevue – Questions sur le comportement

Une entrevue classique a lieu en personne ou en mode virtuel (ex. : sur Zoom), dure environ une heure, est menée par un comité d’entrevue et suit un guide d’entrevue comportant des questions sur le comportement (« Décrivez une fois où… ») et une grille de notation (échelle de 1 à 5).
Entrevue de travail

  • À l’entrevue de travail, l’examinateur montre à la personne candidate à faire une partie du travail et lui demande de montrer comme elle exécuterait la tâche.
  • Dans certains cas, ce peut être un moyen plus efficace d’évaluer l’aptitude des candidats. Par exemple, une personne autiste peut avoir du mal à répondre aux questions sur le comportement, mais savoir montrer son exécution des tâches.
  • L’entrevue de travail se déroule souvent en collaboration avec un créateur d’emploi ou un conseiller en emploi d’une organisation de services d’emploi pour personnes en situation de handicap. Cette personne peut aider l’employeur dans le processus.


Remarque : Malgré le nom donné à l’entrevue de travail, la personne candidate ne doit pas effectuer un réel travail. Ou s’il le fait, il doit être payé.
Notes d’entrevue

Les notes rédigées dans le guide d’entrevue doivent être fondées sur les faits et ne doivent pas être subjectives ou sans rapport avec le poste (on exclura des notes comme « la personne candidate a l’air bizarre » ou « elle est mariée et a des enfants »).
Évaluation

  • J’ai utilisé les mêmes critères d’évaluation objectifs dans le guide d’entrevue de chaque personne candidate.
  • Après chaque entrevue, les examinateurs ont d’abord écrit leurs notes et leurs commentaires pendant que tout était frais dans leur esprit, puis ont délibéré ensemble.
Test

Ne faites passer de tests que s’ils permettent d’évaluer des compétences professionnelles obligatoires. Ex. : ne faites pas passer de test de vitesse de frappe si le poste ne l’exige pas.
Vérifications

Vérification des références :

  • Recueillez deux ou trois références.
  • Acceptez les références des anciens emplois et des expériences de bénévolat.
  • Si vous vérifiez vous-même les références, utilisez un guide à cet effet. À l'instar d'un guide d’entrevue, il contiendra des questions relatives à l’expérience professionnelle antérieure de la personne candidate et aidera à corroborer les renseignements recueillis.

Vérification de la solvabilité et du casier judiciaire

  • Certains emplois exigent l’une ou l’autre vérification, ou les deux.
  • Une personne qui a été au chômage, vient d’arriver au pays ou qui a connu des difficultés financières pourrait avoir une faible cote de crédit (ou ne pas en avoir du tout).
  • On ne fait ces vérifications que si elles sont nécessaires (p. ex. un travail auprès d’enfants ou d’adultes vulnérables).
Candidatures rejetées

  • J’ai contacté en temps utile les personnes candidates qui ne seront pas retenues pour les prochaines étapes du processus de sélection.
  • Si la candidature a été soumise en ligne et qu’il n’y a pas eu d’entrevue, on peut envoyer une réponse par courriel.
  • Si une entrevue a eu lieu (par téléphone, en personne ou en mode virtuel), il est préférable, dans la mesure du possible, de refuser la candidature par téléphone.
  • Je les ai remerciées de leur candidature, de leur temps et du fait d'avoir pensé à l’organisation comme employeur potentiel.
  • Je leur ai dit que nous avons retenu d’autres candidatures dont l’expérience et les compétences correspondent mieux aux exigences du poste.
  • Aux personnes qui demandaient une rétroaction, j’ai donné des conseils constructifs, par exemple sur la formation ou l’expérience qui pourrait aider à obtenir ce type de travail à l’avenir.
  • J’ai fait preuve de respect. La façon de refuser une candidature se répercute sur l’image de l’employeur et la réputation de l’organisation2.

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Ressources additionnelles

5.7 : Innover en matière de recrutement : Entrevue en milieu de travail

Étape 4 : Offre d’emploi

Avant d’appeler la personne candidate pour lui présenter une offre d’emploi, préparez l’information suivante :

  • salaire ou rémunération horaire, toute structure de prime ou d’intéressement;
  • avantages sociaux (si le candidat est admissible);
  • date et heure de début proposées (on pourrait devoir négocier si la candidature retenue doit donner un préavis à son employeur actuel);
  • lieu de travail;
  • information sur l’uniforme ou le code vestimentaire.
J’ai appelé la personne candidate et lui ai présenté une offre verbale.

On peut présenter une offre conditionnelle à la vérification des références ou à d’autres vérifications au besoin.
J’ai préparé et envoyé par courriel une lettre d’offre qui comprendra3 :

  • un aperçu du poste;
  • le titre du poste et le nom du gestionnaire ou superviseur;
  • les modalités d’emploi (date de début, salaire, horaire de travail…);
  • les avantages sociaux.

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Étape 5 : Clôture

J’ai recueilli les notes d’entrevue et les vérifications de toutes les candidatures retenues à l'issue de l’entrevue et je les ai conservées en lieu sûr et confidentiel pour une période pouvant aller jusqu’à trois ans.
Pour réflexion et planification futures :

  • Qu’est-ce qui a bien fonctionné dans le processus d’attraction, de recrutement et de sélection?
  • Qu’est-ce qu’on peut améliorer?
  • Une candidature issue d’un groupe sous-représenté (groupe de la diversité) a-t-elle été sélectionnée? Sinon, quels ont été les obstacles?
  • Comment l’organisation peut-elle augmenter la sélection d’une diversité de candidatures à l’avenir?

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Sources
1 Getting the Hiring Right: Why Structured Interviews Work | Psychology Today (en anglais).
2 How do you respectfully and constructively reject a candidate? (linkedin.com) (en anglais).
3 Job Offer Letter Format with Template (indeed.com) (en anglais).

Cet outil a été créé en collaboration avec

Vous pouvez maintenant passer à l’étape suivante
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Financé en partie par le gouvernement du Canada par le biais du Fonds d'intégration pour les personnes handicapées

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