Il faut porter une attention aux détails pour organiser des rassemblements véritablement inclusifs. Cette liste de vérification exhaustive aborde tous les éléments essentiels pour vous assurer que vos réunions et vos activités sont accueillantes pour tous, quelles que soient leurs capacités. En faisant de l’accessibilité une priorité du début à la fin, vous pourrez favoriser une culture d’appartenance et permettre la participation égale de tout le monde.

Choix de la salle

• S’assurer que des places de stationnement accessibles sont disponibles et clairement indiquées.
• Vérifier s’il y a des entrées, des ascenseurs et des allées sans obstacle.
• Confirmer qu’il y a des toilettes accessibles sur les lieux, dont des options non genrées lorsque possible.
• Penser à attribuer les sièges de façon à accommoder les dispositifs de mobilité.

Réfléchissez aux facteurs comme la proximité à un stationnement accessible ou au transport en commun, les entrées et allées sans obstacle et la disponibilité de toilettes accessibles lorsque vous examinez des emplacements potentiels. Par exemple, une salle qui comprend des portes munies d’ouvertures automatiques, de larges couloirs et un accès sans marches à tous les espaces serait idéale.

Une fois la salle choisie, c’est une bonne idée d’envoyer un courriel aux invités inscrits pour leur faire part de toutes les caractéristiques d’accessibilité de la salle et même où trouver ces détails (stationnement accessible, emplacement des toilettes, etc.).

Invitations et inscriptions

• Inclure des renseignements clairs sur l’accessibilité et des options de demande de mesures d’adaptation.
• Fournir diverses façons de confirmer la présence (téléphone, courriel, formulaire en ligne, etc.).
• S’informer sur les restrictions alimentaires, les allergies et les besoins en technologie d’aide.
• Fournir des directions sur l’entrée accessible et des renseignements sur le stationnement et le transport en commun.

Il s’agit d’un message puissant en matière d’inclusion de fournir des renseignements sur l’accessibilité et des options d’adaptation dès le départ. Cela indique aux gens que leurs besoins seront satisfaits et que leur participation est valorisée. Par exemple, l’invitation pourrait inclure un énoncé comme : « Nous nous efforçons de rendre nos activités accessibles à tous. Veuillez communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures d’adaptation pour participer pleinement, comme l’interprétation en langue des signes, le sous-titrage ou des documents imprimés en gros caractères. » Indiquez également une adresse courriel et un numéro de téléphone pour qu’un membre de votre équipe puisse répondre aux questions ou aux préoccupations au fur et à mesure qu’elles surviennent.

Technologie et équipement

• Fournir des microphones de haute qualité aux animateurs et pour la participation du public.
• Offrir du sous-titrage en direct ou des services de transcription en temps réel des communications (CART).
• Installer des boucles à induction magnétique ou fournir des dispositifs d’aide à l’écoute.
• S’assurer que des alarmes visuelles sont en place pour les notifications d’urgence.
• Comprendre les besoins en matière d’accessibilité des conférenciers (podium à hauteur réglable, rampe) et y répondre.

Les technologies d’assistance jouent un rôle essentiel pour rendre les réunions et les activités inclusives pour les personnes en situation de handicap auditif, visuel et de la parole. En fournissant des outils comme des microphones, du sous-titrage, des boucles à induction magnétique et des alarmes visuelles, vous vous assurez que tout le monde peut prendre connaissance du contenu et contribuer à la discussion.

Lors d’un congrès, par exemple, on pourrait avoir recours à une application mobile qui fournit une transcription en temps réel des présentations de conférenciers, rendant ainsi l’information accessible pour les participants sourds ou malentendants.

Documents de réunion

• Créer des documents numériques compatibles aux lecteurs d’écrans.
• Fournir des documents imprimés avec une grande taille de police et en braille.
• Utiliser des polices sans empattement et un fort contraste de couleurs pour faciliter la lecture.
• Inclure du texte de remplacement pour décrire les images et les graphiques.

Créer des documents de réunion accessibles signifie fournir les renseignements dans des formats que tout le monde peut utiliser et comprendre.

Ceci pourrait inclure le recours à une police de grande taille et à un fort contraste de couleurs pour les documents à distribuer imprimés, ajouter du texte de remplacement pour les images de documents numériques ou fournir des versions en braille de ressources clés. L’objectif est de s’assurer que tout le monde a accès au contenu essentiel.
Par exemple, une séance de formation pourrait fournir un cahier de travail imprimé et une version PDF accessible qui peut être lue à haute voix par l’entremise d’un logiciel de lecture à l’écran.

Animation d’une réunion inclusive

• Envoyer les documents à l’avance afin que les participants puissent les consulter et se préparer.
• Fixer des règles de base en matière de communication et utiliser une variété de méthodes d’animation.
• Prévoir des pauses régulières et permettre aux gens de circuler au besoin.
• Décrire verbalement les éléments visuels clés, comme les diapositives, les tableaux de papier et les présentations.
• Activer les sous-titres et les transcriptions automatiques de Zoom¹, de Microsoft Teams² ou du logiciel de réunion privilégié si la présentation a lieu de façon numérique.
• Permettez aux participants de contribuer de façon anonyme au moyen de papillons adhésifs ou de formulaires en ligne pour créer une sécurité psychologique.

L’animation inclusive crée un environnement où chacun se sent bienvenu, respecté et en mesure de participer.

Ceci pourrait comprendre l’utilisation d’une variété de style de communication, des pauses régulières et la sollicitation active de l’avis de tous les participants.

Permettre la participation anonyme, comme écrire sur des papillons adhésifs ou donner des commentaires au moyen d’un formulaire en ligne, aide les gens à se sentir plus à l’aise de donner leur opinion. Par exemple, l’animateur pourrait commencer la réunion en disant : « Je veux l’opinion de tout le monde aujourd’hui. Vous pouvez faire part de vos idées verbalement, à l’écrit, par le dessin ou de façon anonyme, toute forme de participation est valorisée également. »

Présentations et conférenciers

• Encourager les animateurs à parler clairement et à un rythme modéré.
• Rappeler aux conférenciers de faire face au public et de décrire le contenu visuel verbalement.
• Permettre aux animateurs d’utiliser des microphones, et ce, même dans un petit groupe.
• Intégrer des interprètes en langage gestuel et la transcription en temps réel.

Il s’agit d’une responsabilité partagée des organisateurs et des conférenciers de s’assurer que les présentations sont accessibles. Il faut aussi travailler en collaboration avec les interprètes en langage gestuel et les sous-titreurs pour s’assurer que les services sont soigneusement intégrés à la présentation. Par exemple, un conférencier pourrait décrire un graphique en disant : « Le diagramme en barres illustre une croissance des ventes de 20 % au cours du dernier trimestre, la principale hausse étant dans la région ouest. »

Considérations quant aux services de traiteur

• Offrir une variété de choix pour divers besoins alimentaires.
• S’assurer que les espaces de service sont accessibles et comptent diverses hauteurs de table et des allées dégagées.
• Fournir des pailles pliables, des ustensiles légers et des emballages faciles à ouvrir.
• Étiqueter clairement les choix d’aliments, dont les ingrédients et les allergènes communs.
• S’assurer que les listes d’ingrédients et les mises en garde sur les allergies sont disponibles en plusieurs formats (gros caractères, numériques).
• Éviter les nappes qui vont jusqu’au sol lorsque de nombreux participants ayant recours à des appareils de mobilité sont présents.

Les services de traiteur accessibles vont au-delà de l’offre de divers choix alimentaires. Il s’agit aussi de s’assurer que les personnes en situation de handicap lié à la mobilité peuvent circuler, avoir accès aux rafraîchissements de manière indépendante et obtenir les renseignements dont ils ont besoin pour faire des choix alimentaires sûrs.

Vous pourriez par exemple installer des tables de buffet de hauteurs variables, fournir des ustensiles légers et des emballages faciles à ouvrir, et offrir de l’aide au besoin.
Il est essentiel que les listes d’ingrédients et les mises en garde sur les allergies soient disponibles en gros caractères et en format numérique afin d’être accessibles aux personnes en situation de handicap visuel ou de lecture. Par exemple, les organisateurs d’un congrès pourraient fournir à la fois des places assises et des tables hautes avec amplement de place pour les fauteuils roulants et s’assurer que des membres du personnel sont disponibles pour le service et pour répondre aux questions sur les ingrédients.

Préparation aux situations d’urgence

• Élaborer des procédures d’intervention en cas d’urgence tenant compte des personnes en situation de handicap.
• Fournir de la signalisation directionnelle claire et des cartes qui montrent les voies de secours accessibles.
• Nommer des membres du personnel formés pour aider les personnes qui pourraient avoir besoin de soutien dans le cas d’une évacuation.
• S’assurer que les alarmes comptent des éléments visuels et sonores.
• Fournir des chaises d’évacuation ou des zones de refuge pour les personnes en situation de handicap lié à la mobilité.

La planification de mesures d’urgence inclusive est essentielle pour garantir la sécurité de tous les participants, dont ceux en situation de handicap. Il est nécessaire d’élaborer des procédures d’évacuation tenant compte des personnes ayant à composer avec des problèmes sensoriels, de mobilité ou cognitifs. Il faut donc fournir une communication claire et accessible sur les protocoles d’urgence et nommer des membres du personnel formés pour aider les personnes qui pourraient avoir besoin d’aide. Les chaises d’évacuation et les zones de refuge sont essentielles pour garantir la sécurité des personnes en situation de handicap lié à la mobilité. Par exemple, un site d’événement peut fournir une carte visuelle des sorties de secours, une description sous forme de texte pour les personnes aveugles ou malvoyantes et une zone de refuge où les personnes dont la mobilité est réduite peuvent attendre de recevoir de l’aide.

En vous fiant à cette liste de vérification, vous pourrez créer des réunions et des activités faisant de l’accessibilité, de l’inclusion et de la participation égale une priorité. N’oubliez pas! Les petits détails peuvent faire une grande différence pour garantir que chacun se sent bienvenu et valorisé. Engagez-vous envers l’amélioration continue et demandez l’avis des participants en situation de handicap pour peaufiner votre approche au fil du temps.

En planifiant de façon réfléchie et en gardant à l’esprit l’accessibilité, vos rassemblements établiront de nouvelles normes en matière d’inclusion et d’appartenance en milieu de travail et ailleurs.