Les milieux de travail ont connu la perturbation la plus importante depuis des décennies à cause de la pandémie mondiale de la COVID-19. Pendant que les propriétaires d’entreprises, les dirigeants et les professionnels des ressources humaines envisagent les façons de gérer le contexte en constante évolution entourant la façon et l’endroit où nous travaillons, ils sont aussi confrontés à une grande occasion : redéfinir le milieu de travail pour le mieux.

Les rapports montrent que les travailleurs réexaminent ce qu’ils attendent d’un milieu de travail et d’un employeur plus qu’ils ne l’ont jamais fait. De récents sondages ont révélé que 26 % des travailleurs des États-Unis se préparent déjà à trouver de nouvelles occasions d’emploi et que 40 % des travailleurs à l’échelle internationale envisagent de quitter leur emploi d’ici la fin de l’année. 

L’une des façons pouvant permettre aux employeurs d’atténuer le risque de perdre des employés compétents et talentueux et d’améliorer l’accès à des candidats talentueux, c’est de créer un milieu de travail hybride.

Définition du milieu de travail hybride

Il s’agit d’un terme que nous entendons souvent de nos jours, mais est-ce que nous comprenons bien ce qu’il signifie?

Un milieu de travail hybride, c’est un milieu de travail conçu pour soutenir une main-d’œuvre composée de travailleurs sur les lieux et d’autres travaillant distance. Il s’agit d’un milieu flexible quant à la façon, à l’endroit et au moment dont le travail est effectué.

Pourquoi les employés souhaitent-ils avoir de la flexibilité quant à la façon dont ils effectuent le travail et à l’endroit où ils le font?

Puisque de nombreux travailleurs accomplissent leur travail à domicile depuis plus d’un an, ils ont eu l’occasion de réfléchir à ce à quoi ils accordent le plus d’importance. Nombre de travailleurs qui habitent en banlieue et qui travaillaient auparavant dans des bureaux au centre-ville n’ont plus à faire au quotidien un long trajet pour l’aller-retour. Ils peuvent donc économiser de deux à trois heures par jour, auparavant passées dans une voiture ou un transport en commun, pour passer du temps en famille ou entre amis et profiter d’un meilleur équilibre entre le temps de travail et le temps personnel.

Les travailleurs ont peut-être eu de la difficulté à s’adapter au travail à distance au début de la pandémie, mais ont appris à aimer et à valoriser cette nouvelle réalité.
Une recherche de LinkedIn a montré que 87 % des employés préféreraient continuer à travailler à domicile au moins 50 % du temps.

Déterminer ce que signifie un milieu de travail hybride pour votre organisation

Toutes les organisations sont uniques et, bien que de nombreux articles et publications de blogues indiquent ce qui doit faire partie d’un milieu de travail flexible, ne vous fiez pas seulement à ces derniers pour créer votre plan de travail hybride. Discutez-en avec vos employés.

Voici quelques éléments que les propriétaires de petites entreprises, les dirigeants et les professionnels des ressources humaines devraient garder à l’esprit lorsqu’ils envisagent un changement vers un milieu de travail plus flexible et créent un plan de travail hybride :

Demander et écouter : Vous ne savez pas ce que veulent vos employés ou ce dont ils ont besoin? Demandez-le-leur. Vous pouvez y arriver par un court sondage à l’aide d’un outil en ligne comme Survey Monkey ou par des conversations pendant des réunions d’équipe ou individuelles. Demander l’avis des employés n’est qu’une seule partie de l’équation. 

L’autre partie, c’est d’écouter, et ce n’est pas quelque chose qui nous vient naturellement. Nous posons des questions, mais est-ce que nous prenons le temps de bien écouter l’autre personne, ou est-ce que nous écoutons seulement assez pour pouvoir réagir? Lorsque vous posez des questions à vos employés, écoutez ce qu’ils vous proposent.

Reconnaître : Voici une bonne nouvelle : à titre de dirigeant, vous n’êtes pas tenu d’avoir toutes les réponses. Les milieux de travail hybrides sont nouveaux pour bien des organisations et cela signifie que les dirigeants apprennent, eux aussi, à gérer cette nouvelle façon de travailler. Le fait de reconnaître que vous n’avez pas toutes les réponses vous permet d’être authentique avec vos employés et de bâtir la confiance. Cela crée aussi une occasion de collaboration, ce qui nous mène à la prochaine suggestion...

Co-créer : Lorsque les employés ressentent qu’on prend des mesures avec eux plutôt que de leur imposer ces mesures, on obtient un plus grand appui. Il est aussi plus probable que le plan de travail hybride sera efficace si les personnes qui pourront en profiter participent à sa conception et à sa mise en œuvre.
 
Mettre à l’essai et apprendre : Nous ne savons pas ce que nous réserve l’avenir, mais il y aura probablement encore des changements. Faire preuve d’un état d’esprit de croissance au cours de la conception, de la mise en œuvre et de l’évaluation d’un plan de travail hybride permet une plus grande agilité. Si quelque chose n’est pas efficace, n’hésitez pas à apporter des changements. Apprenez des erreurs et des faux pas et mettez en pratique ce que vous avez appris pour apporter des améliorations. 

Déterminer les éléments à intégrer à votre plan de travail hybride

Dans le cadre de votre processus d’engagement des parties prenantes avec les employés, réfléchissez aux questions suivantes pour vous aider à déterminer ce qui devrait être intégré à votre plan de travail hybride (et ce qu’il ne faut pas inclure) :

• Qu’est-ce qui a été efficace pendant la pandémie pour le travail à distance, qu’est-ce qui n’a pas été efficace et qu’est-ce qui manque selon les employés?
• Quelles tâches doivent être accomplies et quels employés devraient se trouver dans le milieu de travail? Il pourrait s’agir de travail pour combler les besoins pour les clients, satisfaire aux exigences en matière de sécurité ou exécuter des tâches de fabrication. 
• Les employés peuvent-ils habiter dans d’autres régions de la province, du pays ou du monde et tout de même travailler avec efficacité et en collaboration avec des collègues?
• Combien de jours par semaine ou par mois les employés travailleront-ils dans le milieu de travail et combien de jours travailleront-ils à domicile? Ces chiffres varieront-ils selon les équipes ou les fonctions de travail?
• Le travail à distance aura-t-il lieu à partir de bureaux à domicile, d’emplacements de travail à distance comme des espaces partagés de travail ou pourrait-il s’agir d’une combinaison?
• Les équipes devraient-elles travailler physiquement à partir du même emplacement pour des projets particuliers?
• Comment seront menées les réunions d’équipe, de service et de l’organisation dans son ensemble et comment les communications seront-elles livrées?
• Comment favorisera-vous les rapports humains entre les travailleurs à distance, leurs collègues, les équipes interfonctionnelles, les gestionnaires et les dirigeants?
• Quelle incidence le plan de travail hybride aura-t-il sur la santé mentale et le bien-être en général de vos employés? Y a-t-il des éléments qui pourraient contribuer ou nuire à l’état de santé?
• Certains employés ont-ils besoin de mesures d’adaptation en raison d’un handicap ou de leur situation de famille? Comment pouvez-vous répondre à ces besoins et offrir des mesures d’adaptation à ces employés?
• Vos milieux de travail hybrides permettent-ils des horaires flexibles comme des heures de début et de fin de travail décalées, un horaire comprimé avec une journée de congé toutes les deux semaines ou des journées de congé au milieu de la semaine au lieu des fins de semaine traditionnelles?
• Votre bureau doit-il être réaménagé pour mieux convenir à la nouvelle façon de travailler? Par exemple, au lieu de bureaux simples, vous pourriez avoir besoin de bureaux à plusieurs places pour les moments où les employés sont au bureau, ou plus d’espaces de collaboration et de salles de réunion. Vous pourriez aussi envisager de déplacer votre bureau à un plus petit espace.
• Vous faudra-t-il un budget pour meubler les bureaux à domicile ou faire l’achat d’adhésions partagées?

On ne s’attend pas à la perfection dès le début! Une fois que votre plan de travail hybride est presque prêt, commencez à le mettre en œuvre pour obtenir les premiers commentaires. Rencontrez vos employés régulièrement pour évaluer ce qui fonctionne bien et ce qu’il faut modifier.